Возмещение расходов при переезде на работу в другую местность

Иногда для реализации служебных функций сотрудник вынужден перебраться на другое место жительства (сменить город, деревню, посёлок). При этом важна предварительная договорённость с работодателем. При её наличии сотруднику выплачивают сумму, которая компенсирует расходы, затраченные на трудовую миграцию.

Что такое возмещение расходов при переезде на работу в другую местность, каков характер выплат и облагаются ли компенсационные деньги подоходным налогом? Эти темы будут освящены в данной статье.

Подробнее о компенсации

Работодатели вправе перебрасывать сотрудников из головного или региональных офисов в филиалы или подразделения собственных компаний, размещенные в других локациях. Перевод может носить как временный, так и постоянный характер.

Обычно перевод осуществим, только если сам сотрудник на него согласен. Права работника защищает статья 72 трудового кодекса Российской Федерации. Перевод без согласия допустим в некоторых исключительных случаях. Например, в некоторых ситуациях он продиктован производственной необходимостью — работник, переведённый в другое место, должен поучаствовать в предотвращении аварии. Также переезд осуществляется при простоях. Последняя причина — замещение сотрудника, который временно отсутствует.

Во всех указанных ситуациях перевод носит временный характер.

Если перевод квалифицируют как постоянный, работник должен перевезти семью, личное имущество. Это влечёт за собой определённые траты, которые организация или компания обязаны возместить. Об этом говорит 169 статья ТК РФ.

Возмещающие средства начисляют, руководствуясь приказом директора компании. Согласно положениям трудового кодекса, компенсируется перемещение самого специалиста, его супруга или супруги, детей, транспортировка движимого имущества. Средства, расходуемые на обустройство в новом населённом пункте, тоже подлежат компенсации.

Если компания берётся предоставить работнику транспорт на время переезда (включая транспортировку личных вещей), компенсировать непосредственно эту статью не придётся.

Какие расходы подлежат компенсации

Ещё в 2003 году правительство России постановило регламент, определяющий, какая доля затрат подлежит возмещению. Таким образом, в перечень компенсации входят:

• цена проезда работника и его родственников до города или иной локации рабочего подразделения;
• расходы, связанные с покупкой билетов или оформлением иных проездных бумаг;
• деньги, которые идут на покупку постели в поезде;
• цена перевозки багажа — до 500 кг на сотрудника и до 150 кг — на каждого, с кем он переезжает;
• средства, затрачиваемые на обустройство на новом месте. Размер выплаты равен месячному окладу сотрудника на должности, которую он займёт;
• по 25% от заработной платы каждому члену семьи. Это также статья «Обустройство».

Также выплачиваются суточные (по 100 рублей за один день дороги).

Более конкретные цифры определяются трудовым договором, который заключает сотрудник и работодатель. Необходимость в дополнительном указании точных сумм возникает, потому что спрогнозировать на 100% конечные расходы крайне трудно. Но договорная форма возмещения применима в случае с частными организациями, которые могут выплатить компенсацию из прибыли компании. Для бюджетных учреждений понадобится точная регламентация.

Чтобы расходы были компенсированы в полном объёме, их необходимо документально подтвердить, например, предоставить проездные билеты, квитанции о провозе личного имущества и другие.

Это особенно актуально для государственных структур, каждая копейка у которых подотчётна. В противном случае средства будут возмещены в минимальном размере.

Например, потенциально работодатель может компенсировать проезд в вагоне-купе. Но, если работник не подтвердит, что вместе с семьёй путешествовал именно таким образом, ему вернут сумму, эквивалентную стоимости места в плацкарте.

Когда размеры возмещения отличаются от описанных

Некоторым категориям работников компенсация начисляется по другим тарифам. К ним относятся, например, сотрудники организаций, расположенных на Крайнем Севере и местностях, к ним приравненных.

Такие выплаты регулируются законом «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях». Данный закон появился в 1993 году. Его нормы соблюдаются и по сей день.

Также отличаются тарифные ставки для людей, работающих в российских учреждениях, но за границей, например, в консульствах, дипломатических представительствах.

Взимается ли НДФЛ с компенсации

Налоговый кодекс РФ утверждает, что возмещения, связанные со сменой места жительства в связи с переводом в иногородний филиал или офис, не облагаются подоходным налогом.

Формально подобное положение существует, однако в налоговой и трудовой практике зафиксировано множество спорных ситуаций. Например, в НК РФ нигде не отражено, что работодатель обязан оплачивать аренду жилья для сотрудника, то есть нормативно эта расходная статья и её компенсации не регламентированы. В результате руководитель компании возмещает средства, потраченные на съём, а с них, согласно законодательству, НДФЛ уже взимается.

Можно, конечно, оспорить подобный случай и не оплатить налог, но такие казусы решаются чаще всего через суд.

Когда работник обязан вернуть компенсацию

Постановление № 187 наделяет сотрудника не только правами, но и обязанностями. Так, он должен полностью вернуть работодателю полученную компенсацию если:

• он не начал выполнять должностные обязанности в срок без уважительной причины;
• разорвал трудовой договор по собственному желанию ещё до завершения договора, опять же, без объективных причин. Если в контракте срок не прописан, речь идёт о первых двенадцати месяцах с момента перевода;
• был уволен, потому что совершил действия, которые, согласно законодательным нормам, могут послужить причиной для освобождения от занимаемой должности.

Частичное возвращение средств возможно, если сотрудник не появился на рабочем месте или отказался выполнять должностные обязанности по объективным причинам. Тогда он должен вернуть деньги, которые были (бы) потрачены на обустройство. Компенсация дорожных расходов и трат, связанных с провозом личных вещей, остаётся на руках у работника.

Когда работодатель не обязан возмещать расходы

Обязательной компенсация является если на момент договорённости сотрудник уже нанят организацией. То есть при найме нового иногороднего работника компания не обязана выплачивать возмещение. Хотя предлагать компенсационные по собственной инициативе трудовой и налоговый кодексы не запрещает.

Переезд организации в другую местность: уведомление сотрудников

Далеко не всегда перевод — это мера, распространяющаяся на конкретного сотрудника. Иногда перевод является массовым, например, если юридическое лицо меняет свой адрес. При групповом переводе за два месяца до переезда компания обязана предоставить работникам официальное уведомление, в котором отражается следующая информация:

• новый адрес компании — местность, в которой будет осуществляться рабочий процесс;
• срок перевода организации в новую локацию;
• дата первого трудового дня конкретного работника;
• гарантии, которые учреждение предоставляет сотруднику в связи с переездом. Сюда входит состав и сумма компенсации, предлагаемой работнику.

Перевод компании покрывает те же расходы, что и в ситуации с отдельными работниками — стоимость переезда их самих и членов семей, расходы на провоз багажа, средства на обустройство.

Дополнительно в уведомлении прописывают характер возмещения и его порядок, а также срок, в течение которого сотрудник может согласиться на перевод или от него отказаться.

Чаще всего уведомление предоставляется централизованно, под расписку сотрудников.

Если сотрудник не согласен на смену региона, его необходимо уволить в соответствии с законодательными нормами. Причём такой порядок распространяется на все категории сотрудников, в том числе и льготные — беременные женщины, матери детей, не достигших четырнадцатилетия, и т.д.

Порядок увольнения

В первую очередь сотрудников уведомляют о том, что адрес юридического лица изменится. Такое уведомление должно быть отмечено в специальном корпоративном журнале.

Далее работник пишет заявление, в котором говорится, что он отказывается сотрудничать с компанией в связи с переездом. Это заявление также отправляется на регистрацию.

Завершающий шаг — создание приказа о расторжении трудового договора.

Выводы

Возмещение расходов при переезде на работу в другую местность — обязательная практика, регламентированная соответствующими положениями трудового кодекса Российской Федерации.

Перевод — акт добровольный. Если сотрудник не хочет переезжать, он может прекратить действие трудового договора и сменить место работы.

Оформить приказ о переводе без согласия работника можно только в исключительных ситуациях, например, если филиал, в котором он трудоустроен, простаивает, необходимо срочно заместить другого подчинённого или предотвратить аварийную ситуацию. Но при указанных обстоятельствах перевод является временным.

В случае же перевода на срок трудового договора или на неограниченный период в обязанности работодателя входит возмещение расходов, связанных с перемещением сотрудника, его семьи, личного имущества, обустройством в новом населенном пункте. Таким образом, компенсируется стоимость билетов, постельных принадлежностей, использующихся в поезде, расходы на перевозимый груз (до 500 кг, если речь идёт о работнике, и до 150 — для каждого члена семьи).

Возмещение, связанное с обустройством, равно месячной тарифной ставке сотрудника. По ¼ от оклада выделяется на каждого члена семьи.

Подобные тарифы установлены для бюджетных организаций. Если перевод компенсирует коммерческое предприятие, сумма возмещения оговаривается в коллективном соглашении или частном трудовом договоре.

Федеральные, региональные, муниципальные учреждения не могут компенсировать проезд работникам, с которыми прежде не состояли в трудовых отношениях. Коммерческие структуры вводят компенсационные по собственному желанию.

Если сотрудник без уважительной причины не приступил к выполнению своих обязанностей в указанный срок, он должен вернуть работодателю полную сумму возмещения. Это же предстоит тем, кто увольняется по собственному желанию до окончания действия трудового договора. Если работодатель увольняет сотрудника на законных основаниях (по вине последнего), действует аналогичный алгоритм.

Работникам также следует помнить, что компенсационные средства не облагаются налогом на доход физического лица.