Организация переезда офиса

С необходимостью переезда офиса может столкнуться каждый владелец бизнеса. Причем это может быть вызвано и успехами организации, и возникшими экономическими трудностями. В первом случае появиться потребность в более просторном помещении для большего количества сотрудников. Во втором, наоборот, ради сохранения бизнеса на плаву приходится перебираться в менее просторное помещение, чтобы уменьшить расходы на аренду.

В любом случае офисный переезд вносит временную неразбериху в обыденную жизнь организации и ее сотрудников. В это время приходится уделять меньше времени рабочим вопросам и клиентам. А это сказывается на коммерческой деятельности. Поэтому к переезду офиса следует подготовиться заранее. Но лучше доверить это непростое дело профессионалам из мувинговой компании.

Основные этапы офисного переезда:

1. Принятие решения о переезде

Если мысль о переезде возникла, не стоит спешить с ее реализацией. Нужно рассчитать, какие расходы предстоят, будет ли выгода для бизнеса. Иногда на этом этапе приходит понимание, что смена дислокации офиса не приведет ни к каким положительным изменениям.

Если все же решение было принято в пользу переезда, то готовиться к нему нужно заблаговременно. В зависимости от масштабов компании это может потребовать несколько недель, а то и несколько месяцев до предполагаемой даты переезда.

Нужно определить ряд требований, которым должна соответствовать мувинговая компания. К ним обычно относят:
— опыт работы;
— спектр оказываемых услуг;
— наличие подходящего грузового автотранспорта;
— отзывы и рекомендации.

Следует определиться, кто будет заниматься упаковкой мебели, оргтехники и прочих вещей. А также, чьими силами будет выполняться сборка и расстановка мебели после прибытия на новое место. Нужно ли самостоятельно заранее приобрести упаковочный материал или это возьмет на себя компания-перевозчик.

2. Выбор грузоперевозчика

Выбрав несколько компаний, предлагающих услуги по перевозке грузов, следует с каждой из них обсудить ряд вопросов:
— объем перевозимого груза;
— сроки, в которые нужно осуществить офисный переезд;
— наличие предметов мебели, нуждающихся в особом внимании при переезде (дорогая дизайнерская мебель, тяжелые сейфы и прочее);
— особенности зданий, в которых располагаются текущее офисное помещение и то, в которое планируется переезд.

Обсуждение этих нюансов нужно для уточнения бюджета переезда. У разных мувинговых компаний расценки на услуги отличаются, поэтому всегда можно выбрать наиболее оптимальный вариант. Также лучше заранее уточнить, что у грузоперевозчика имеются необходимые ресурсы для перевозки офисного имущества.

Определившись с перевозчиком, можно приступать к заключению договора. Это непременное условие, поскольку лишь в этом случае можно рассчитывать на компенсацию, если при перевозке будет испорчено или сломано какое-либо ценное имущество. Или в процессе переезда будут утрачены важные документы и вещи.

3. Подготовка к переезду

Следует уведомить всех сотрудников о дате переезда, чтобы они смогли подготовить свои рабочие места, упаковать личные вещи. Также нужно сообщить им адрес новой локации офиса, номера кабинетов, в которых будут их рабочие места.

Личные вещи сотрудников и важные документы нужно упаковать в картонные коробки, каждую из которых следует подписать или пронумеровать. И сделать опись перевозимого имущества, чтобы на новом месте не искать долго нужную коробку.

Крупная мебель разбирается для удобства транспортировки. Чтобы избежать ее повреждений, все элементы мебели обматывают упаковочными материалами (пленка, картон, бумага). И также маркируют для удобства сборки.

Если на территории офисного здания действует пропускной режим, нужно запросить списки работников компании-перевозчика и номера машин, которые будет задействованы в переезде.

В некоторых случаях полезно будет заранее забронировать удобные места на парковке, чтобы не пришлось ставить грузотакси на значительном удалении от входа в бизнес-центр.

4. Переезд

В обоих офисных помещениях — прежнем и будущем — должны присутствовать ответственные люди, которые будут контролировать процесс переезда. У них должны быть все нужные контакты, чтобы оперативно решать возникшие вопросы.

В день переезда в новом офисе не должно быть других подрядчиков (например, клининговая служба). Присутствие «лишних» людей будет способствовать неразберихе.

После доставки офисного имущества в новое место мебель и коробки разносят по кабинетам в соответствии с заранее составленным планом. Это значительно упростит процесс расстановки мебели и дальнейшего обживания офиса сотрудниками.